Digitale Archivierung

Lieferanten- und Kundenrechnungen, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Korrespondenz und viele andere Dokumente füllen ganze Aktenschränke und Archivräume. Die Dokumente sind an verschiedenen Orten abgelegt und die Suche danach ist zeitraubend. Die ABACUS Archivierung ist ein applikationsübergreifendes Tool zur Ablage und Verwaltung von allen ABACUS-Auswertungen und Originaldokumenten in digitaler Form. So können zum Beispiel alle Dokumente und Informationen zu einer Kunden- oder Lieferantenbeziehung an einem Ort digital gespeichert werden. ABACUS garantiert eine vollständige und lückenlose elektronische Ablage von Auswertungen, Belegen und Dokumenten. Auch Fremdprogramme wie zum Beispiel MS Office können Dokumente ins ABACUS-Archiv übertragen.

Effizienter suchen - online im Zugriff

Die automatische Volltextindexierung archivierter Dokumente macht das Suchen von Dokumenten oder Buchungen mit beliebigen Stichworten zu einem Kinderspiel. Das ganze Archiv kann komfortabel vom Arbeitsplatz durchsucht und verwaltet werden. Dadurch werden alle Geschäftsprozesse aktiv unterstützt und die Flexibilität stark erhöht. Die Einsicht in die Daten ist klar geregelt und kann individuell über die ABACUS-Benutzerverwaltung festgelegt werden.

Integriertes Dokumentenmanagement

Grösstmögliche Transparenz über Daten und Informationen wird erreicht, weil die digitalisierten Originalbelege den Transaktionen resp. Buchungen in der Buchhaltung direkt zugeordnet sind. Ein Mausklick auf die entsprechende Buchung genügt und der zugeordnete Originalbeleg wird sofort angezeigt. Durch diese Technik wird ein lückenloser Belegnachweis ermöglicht.

Digitale Signaturen

Im PDF-Format gespeicherte Auswertungen lassen sich mit einer digitalen Signatur versehen, welche die Authentizität und Originalität der Daten garantieren.